Fecho de contas do condomínio: o que inclui e como é feito?
O fecho de contas anual é o ponto de partida para a prestação de contas aos condóminos. Uma contabilidade organizada e transparente facilita a aprovação em assembleia e dá confiança à comunidade. Este artigo descreve o processo, documentos e controlos a implementar.
O que é o fecho de contas?
É a consolidação dos documentos contabilísticos do exercício: receitas, despesas, saldos bancários, provisões e movimentos extraordinários. Serve para demonstrar a situação financeira e permitir decisões informadas sobre quotas e investimentos.
Principais etapas
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Conciliação bancária — Verificar que os saldos bancários coincidem com a contabilidade.
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Apuramento de receitas e despesas — Registar todas as faturas e recibos; classificar por rubricas.
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Provisões e amortizações — Incluir despesas previsíveis e fundos de reserva.
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Mapas contabilísticos — Preparar mapa de resultados, balanço, mapa de débitos e créditos.
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Parecer técnico / auditoria — Em condomínios maiores, considerar revisão por revisor ou técnico independente.
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Relatório de gestão — Texto explicativo sobre variações, obras, e propostas para o próximo exercício.
Documentos obrigatórios
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Extratos bancários e conciliados.
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Faturas, recibos, contratos (limpeza, manutenção, segurança).
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Mapas de quotas e regularizações.
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Relatório de contas com notas explicativas.
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Actas de deliberações relevantes.
Transparência e comunicação
Disponibilizar os documentos com antecedência para consulta, preferencialmente num portal ou através de email com ficheiros PDF assinados. Explicar variações relevantes (ex.: aumento do custo de manutenção, obras extraordinárias).
Erros comuns a evitar
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Falta de conciliação bancária.
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Registo incorrecto de facturas ou pagamentos.
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Ausência de documentação de suporte.
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Comunicações vagas que geram desconfiança.
Recomendações práticas
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Usar um software de contabilidade apropriado.
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Arquivar documentos digitalmente com indexação.
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Estabelecer prazos internos (fecho preliminar 15 dias antes da assembleia).
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Propor um plano de comunicação com resumo executivo para condóminos.
Conclusão
O fecho de contas, quando bem feito, reforça confiança e simplifica decisões em assembleia. A nossa equipa pode preparar os mapas e o resumo executivo para facilitar a aprovação.
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