O que faz — e o que não faz — a administração do condomínio

Quando algo corre mal no prédio, a primeira pergunta costuma ser «a administração não trata disto?». Às vezes trata. Outras vezes, a decisão cabe à assembleia de condóminos, e há situações que nem sequer dizem respeito ao condomínio. Conhecer as funções da administração do condomínio, e os seus limites, ajuda a exigir o que é devido, a encaminhar cada assunto pela via certa e a evitar desgaste desnecessário entre vizinhos.

Assembleia decide, administração executa

A lei confia a gestão das partes comuns a dois órgãos: a assembleia de condóminos e o administrador. A assembleia é o órgão que delibera: aprova o orçamento, as obras, as regras de utilização e as contas. A administração põe essas decisões em prática e assegura a gestão corrente do edifício entre assembleias.

As funções do administrador estão previstas no artigo 1436.º do Código Civil, com a redação dada pela Lei n.º 8/2022, em vigor desde 10 de abril de 2022. A estas somam-se as que a assembleia lhe atribua e as que resultem do regulamento do condomínio ou do contrato celebrado.

O que a administração deve fazer

Assembleias e deliberações

Cabe à administração convocar a assembleia de condóminos e executar as deliberações que não tenham sido impugnadas. A lei fixa um prazo máximo de 15 dias úteis para essa execução, a menos que a assembleia estabeleça outro prazo ou exista uma impossibilidade devidamente fundamentada. Na prática, uma decisão aprovada em ata não deve ficar esquecida até à assembleia seguinte.

Orçamento, quotas e contas

A administração elabora o orçamento anual de receitas e despesas, cobra as quotas e paga as despesas comuns. Deve exigir a cada condómino a sua quota-parte nas despesas aprovadas, incluindo os juros legais e as sanções previstas no regulamento ou deliberadas em assembleia, e verificar a existência do fundo comum de reserva. No fim de cada exercício, presta contas à assembleia. E, quando um condómino o pede, por exemplo para vender a sua fração, tem de emitir a declaração de dívida no prazo máximo de 10 dias.

Partes comuns, seguro e regulamento

Também fazem parte das funções da administração os atos de conservação dos direitos relativos às partes comuns, a regulação do uso das coisas comuns e dos serviços de interesse comum, e o cumprimento do regulamento e das disposições legais e administrativas aplicáveis. Inclui-se aqui verificar a existência do seguro contra o risco de incêndio e propor à assembleia o capital a segurar. Quando estão em causa obras de conservação extraordinária ou inovações, o administrador deve apresentar pelo menos três orçamentos de diferentes proveniências, salvo se o regulamento ou a assembleia dispuserem de forma diferente.

Documentação e informação

Atas, contratos, faturas, apólices, comunicações e restante documentação do condomínio devem ser guardados e mantidos pela administração. A lei exige ainda que os condóminos sejam informados, por escrito ou por correio eletrónico, sempre que o condomínio seja citado ou notificado num processo judicial, arbitral, de injunção, contraordenacional ou administrativo, e que recebam, pelo menos semestralmente, informação sobre o andamento desses processos, com exceção dos que estejam sujeitos a segredo de justiça ou a reserva.

Situações urgentes e representação

Perante uma situação urgente, como uma rotura numa coluna de água ou um elemento da fachada em risco de queda, a administração deve intervir e convocar de imediato uma assembleia extraordinária para ratificar o que foi feito. Representa também o conjunto dos condóminos perante as autoridades administrativas e representa o condomínio em juízo, no exercício das suas funções ou quando mandatada pela assembleia.

A lei é clara quanto à responsabilidade: o administrador que não cumpra estas funções é civilmente responsável pela omissão.

O que não cabe à administração

• Decidir no lugar da assembleia. Obras que não sejam urgentes, despesas fora do orçamento aprovado ou alterações às quotas dependem de deliberação. A exceção são as situações de urgência, e mesmo essas têm de ser levadas a ratificação.
• Resolver problemas dentro das frações. Uma torneira avariada, a canalização interior de um apartamento ou uma infiltração entre duas frações são, em regra, assunto dos respetivos proprietários e dos seus seguros. A administração intervém quando a origem está numa parte comum, como a cobertura ou a fachada, ou quando as partes comuns são afetadas.
• Arbitrar conflitos pessoais entre vizinhos. A administração pode alertar para o cumprimento do regulamento e das regras aprovadas, mas não tem poderes de autoridade para resolver desavenças privadas. Quando o conflito persiste, existem meios próprios para o resolver.
• Executar deliberações impugnadas. A obrigação de execução abrange as deliberações que não tenham sido objeto de impugnação.
• Fazer, ela própria, os trabalhos técnicos. Administrar não é limpar, reparar o elevador ou fazer obras. A administração contrata, coordena e acompanha fornecedores e prestadores especializados, verificando se o que foi acordado é cumprido.
• Representar condóminos em assuntos particulares. A administração atua em nome do conjunto dos condóminos e no âmbito das partes comuns, não na defesa de interesses individuais de cada fração.

E se não concordar com a administração?

Os condóminos podem pedir esclarecimentos, consultar a documentação, pedir que um assunto seja levado à assembleia e analisar as contas apresentadas. Dos atos do administrador cabe recurso para a assembleia de condóminos, nos termos do artigo 1438.º do Código Civil. Muitas vezes, porém, basta uma comunicação clara: perceber se o assunto é da administração, da assembleia ou do próprio condómino resolve boa parte dos desentendimentos.

Uma administração que conhece o edifício

Cumprir o artigo 1436.º é o ponto de partida. O que faz diferença no dia a dia é conhecer o edifício, acompanhar as partes comuns antes de os problemas se agravarem, manter a documentação organizada e explicar aos condóminos, com clareza, quem decide o quê. É assim que procuramos trabalhar n’O Meu Condomínio, com os condomínios que acompanhamos em Lisboa e na Grande Lisboa.

Se o seu condomínio está a avaliar a administração atual ou a ponderar uma administração profissional, fale connosco.

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Este artigo tem caráter informativo e não dispensa a análise do título constitutivo, do regulamento do condomínio e das deliberações aplicáveis a cada caso.