Uma acta bem redigida é da maior importância. Não só para que seja clara para todos os Condóminos e para que não haja equivocos ou mal-entendidos sobre as deliberações da Assembleia, mas também porque será necessária para apresentar perante entidades oficiais, legitimando o Condomínio e as suas decisões.
Uma vez que a acta é o espelho das decisões tomadas pelos Condóminos reunidos em Assembleia, uma acta mal redigida levanta problemas de difícil resolução e que criam dificuldades à execução das deliberações, frequentemente impedindo a Administração de realizar uma gestão eficiente.
Assim, devem ser seguidas algumas regras básicas para que seja válida e legítima.
1. Data e hora
A acta deverá conter a data, hora e local da realização e identificação do condomínio a que a Assembleia diz respeito.
2. Ordem de trabalhos
O detalhe da ordem de trabalhos da Assembleia também deve ser incluído no texto da acta.
3. Presenças
A acta deverá ainda conter a identificação dos condóminos participantes e o capital que estes representam no total do prédio. A identificação dos participantes pode ser substituida por uma folha de presenças, assinada pelos Condomínios intervenientes na reunião, que constará como anexo á acta.
4. Eleição da Administração
Caso se proceda à eleição da Administração, os eleitos deverão ser claramente identificados no conteúdo da acta, preferencialmente através do número de um documento de identificação. (Bilhete de identidade, Cartão de Cidadão ou Número de Identificação Fiscal). Também a não esquecer, a inclusão das condições de movimentação da conta ou contas bancárias, que poderá incluir, não só o ou os Administradores, mas também quaisquer terceiros, Condóminos ou não, que possam ficar autorizados a movimentar as referidas contas.
5. Resultado das votações
Todas as votações deverão ter claramente expresso o seu resultado. Excluindo as votações por unanimidade, todas as restantes deverão identificar as fracções que votaram contrariamente à maioria.
6. Assinaturas
As actas deverão ser lidas e assinadas por todos os participantes na Assembleia, preferencialmente no final da reunião, para que não haja equivocos ou mal-entendidos, que mais tarde se poderão transformar em obstáculos a execução da vontade dos Condóminos, expressa em Assembleia. Para este efeito, a acta deverá ser redigida durante os trabalhos, mesmo que em versão de rascunho, versão essa que será assinada no momento, sendo nesse caso a sua versão definitiva inscrita à posterióri no respectivo livro de actas.
Ah! E não esquecer: as actas deverão ser enviadas para os Condóminos ausentes, no prazo de 30 dias, através de carta registada com aviso de recepção, para que não tenha dissabores com Condóminos a não quererem cumprir as suas obrigações, conforme deliberadas em Assembleia, invocando que não tiveram conhecimento das mesmas.
Sabemos que nem sempre é facil cumprir todos os requisitos na redacção da acta, o que pode criar complicações à Administração, seja perante os condóminos, como perante entidades externas como bancos, por exemplo. Por isso, estamos ao dispor para ajudar com esta e outras tarefas na Gestão e Administração do seu Condomínio. Consulte-nos.
Poderá obter mais informações na nossa secção de legislação.
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