Tudo o que precisa saber sobre legislação, procedimentos e boas práticas para realizar assembleias por videoconferência de forma válida, segura e eficiente.
Introdução
As assembleias de condóminos por meios telemáticos — como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet — deixaram de ser uma solução excecional e tornaram-se uma alternativa cada vez mais utilizada. A legislação portuguesa permite a sua realização desde que sejam asseguradas condições de participação equivalentes às reuniões presenciais.
1. O que diz a lei sobre assembleias por videoconferência
O Código Civil admite a realização de assembleias por meios telemáticos, desde que a convocatória identifique claramente o meio e sejam garantidas a identificação dos participantes e a possibilidade de intervenções e votações em igualdade de condições com os participantes presenciais.
- Convocatória com indicação do meio telemático utilizado (link, instruções e contactos para apoio técnico).
- Identificação e registo de presenças (hora de entrada/saída).
- Possibilidade de intervenção e voto efetivos para todos os participantes.
- Ata final onde conste o carácter telemático da assembleia e o método de votação utilizado.
2. Vantagens das assembleias online
Este formato traz benefícios claros tanto para condóminos como para administradores:
Para os condóminos
- Maior participação — mesmo em viagem ou fora da cidade.
- Evita deslocações, problemas de estacionamento e constrangimentos horários.
- Facilidade na consulta de documentos (partilha de ecrã, PDFs).
Para a administração
- Reuniões mais pontuais e organizadas.
- Apresentação mais eficiente de relatórios e orçamentos.
- Gestão documental simplificada (lista de presenças, registo de votações e atas).
3. Como organizar e coordenar uma assembleia online
Uma organização cuidada garante reuniões válidas e sem percalços. A seguir, um guia prático passo a passo.
3.1 Convocatória
A convocatória deve incluir:
- Link da reunião e indicação da plataforma a utilizar (Zoom, Teams, Google Meet, etc.).
- Data, hora de início e horário previsto de encerramento.
- Ordem de trabalhos e materiais de apoio anexos ou link para descarregar (mapas de contas, orçamentos, relatórios técnicos).
- Instruções técnicas básicas (requisitos mínimos de ligação, microfone, câmara, teste prévio).
3.2 Início da reunião — verificação e registo
- Identificação dos participantes (nome completo e fração) e confirmação dos representantes ou procuradores.
- Registo da hora de entrada e saída para efeitos de acta.
- Explicação das regras de conduta (microfones desligados, levantar a mão virtual, tempo de intervenção).
3.3 Condução dos trabalhos
- Apresentar documentos por partilha de ecrã e referenciar páginas ou secções.
- Utilizar ferramentas de "hand raising" ou chat para gerir a ordem de intervenção.
- Recolher votos de forma clara — por chamada nominal, pela ferramenta de votação integrada (polls) ou pelo chat, garantindo posterior registo.
- Em caso de votação complexa, registrar os votos por escrito e anexar ao processo documental.
3.4 Encerramento e elaboração da ata
- Fazer um resumo das deliberações e dos responsáveis pela execução.
- Indicar prazos para execução e próximos passos.
- Elaborar e enviar a ata em formato PDF a todos os condóminos, mantendo os registos técnicos (logs de acesso e listas de presenças) arquivados.
4. Boas práticas e recomendações técnicas
- Enviar documentos com antecedência mínima de 5 dias úteis.
- Recomendar testes prévios aos participantes com ajuda técnica disponível.
- Utilizar ligação por cabo sempre que possível e fones/auriculares para evitar eco e ruído de fundo.
- Registar a reunião (gravação) apenas se houver autorização expressa dos participantes e se for necessário para efeitos de prova; caso contrário, manter registos de presenças e votações.
- Prever um plano B para falhas técnicas (ex.: adiar votação de pontos sensíveis ou agendar nova sessão).
Conclusão
As assembleias por meios telemáticos são hoje uma opção válida, segura e eficiente. Quando bem planeadas e executadas cumprem os requisitos legais e melhoram a participação, transparência e qualidade das decisões do condomínio.
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